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ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Faturação Eletrónica na Administração PúblicaA faturação eletrónica apresenta vários benefícios para o seu negócio:
- Reduz custos
- Facilita a automatização
- Encurta os ciclos de pagamento
- Melhora a reconciliação de contas
- Reforça o cumprimento
- Evita erros, perdas e fraudes
- Melhora a relação fornecedor/cliente
- Reduz a pegada de carbono
A faturação eletrónica é agora obrigatória para a Administração Pública, de acordo com o Código dos Contratos Públicos.
No entanto, a fim de cumprir os requisitos legais impostos pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, o sujeito passivo deve assegurar a autenticidade e integridade da fatura eletrónica.
A forma mais fácil de garantir o cumprimento deste requisito é através da utilização de uma assinatura ou selo eletrónico qualificado, de acordo com o Regulamento Europeu Nº 910/2014 (Regulamento eIDAS) - para saber mais sobre este tópico, por favor faça o DOWNLOAD DO NOSSO WHITE PAPER (Documento somente em português).
Contudo, nem toda a gente está familiarizada com as assinaturas eletrónicas e, em alguns casos, é difícil determinar qual o tipo de assinatura/selo eletrónico presente num documento, bem como se a fatura foi enviada pela entidade real e se o signatário corresponde ao sujeito passivo, estando assim vulneráveis a tentativas de fraude.
A Digitalsign, ciente deste cenário, oferece um serviço gratuito de validação de assinaturas e selos eletrónicos, permitindo a terceiros de confiança receber um relatório sobre o processo de validação de assinaturas/selos de forma automatizada e fiável. O relatório é selado eletronicamente pela DigitalSign, garantindo que a emissão e validação das assinaturas e selos foi realizada em conformidade com a legislação europeia (eIDAS) e com a legislação portuguesa sobre faturação eletrónica.
Ao utilizar este serviço a sua organização irá garantir que todas as faturas recebidas pela sua contabilidade cumprem os requisitos legais.
Se tiver alguma duvida, por favor contacte-nos
SETOR BANCÁRIO & FINANCEIRO & SEGURADORAS
SETOR BANCÁRIO
Uma experiência digital omni canal para o cliente
A oferta de um processo de abertura de conta e de adesão totalmente digital, disponível em qualquer lugar, a qualquer momento e em qualquer dispositivo tornou-se numa vantagem competitiva. O desafio é implementar um processo digital de ponta a ponta, em que o cliente já não precise de se deslocar a uma sucursal para assinar documentos ou para apresentar o documento de identificação.
Esta ferramenta permite que os clientes tenham acesso a produtos e serviços financeiros de que necessitam, sem envolver papéis nem assinar documentos presencialmente numa sucursal.
Nesta publicação, listamos as vantagens das assinaturas eletrónicas para o setor bancário e mostramos como podem afetar os possíveis fluxos de trabalho:
Banco Online (Assinatura Remota)
- Processo de adesão digital para abertura de novas contas bancárias
- Processo de adesão para abrir contas de corretagem
- Solicitar um contrato de crédito
- Pedidos de transferência de empresas e outras transações
- Solicitar empréstimo em ambiente comercial
- Assinar autorizações relativas aos GDPR e PSD2
- Assinar mandatos SEPA
- Documentos relacionados com a gestão patrimonial
Pessoalmente (Assinatura Biométrica)
- Digitalização da assinatura do cliente
- Contratos
- Anulações
- Receitas de Caixa
- Levantamento de cheques
- Ordens de transferência
- Depósitos
- Compra/venda de moeda estrangeira
- Modificação de dados pessoais
Melhore a experiência dos seus clientes: agilidade, mobilidade e rapidez
Na era digital, ninguém quer imprimir, assinar e digitalizar documentos, nem enviá-los para o banco por e-mail, muito menos por correio. Este é um processo ineficiente que pode fazer com que os seus potenciais clientes desistam de iniciar uma relação comercial.
Recorrendo à nossa tecnologia de identificação remota (saiba mais neste WHITE PAPER), os seus clientes poderão abrir uma conta bancária de forma totalmente remota, sem necessidade de qualquer documentação impressa. No final deste processo o cliente irá beneficiar da nossa solução de assinatura remota para assinar qualquer documentação necessária, como por exemplo o contrato de abertura de conta.
Após este processo de fácil utilização, o cliente poderá utilizar as credenciais de assinatura remota para assinar qualquer documentação ou transações subsequentes que sejam necessárias..
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SETOR SEGURADORAS
usar assinaturas eletrónicas protege-o
Otimize o seu processo interno e melhore a capacidade de servir os seus clientes com uma solução KYC intuitiva e legal, e (ou) com uma Solução de eSignature, permitindo que sua empresa satisfaça as necessidades do consumidor moderno - assinar a qualquer momento e em qualquer lugar.
As nossas soluções podem ser integradas nos seus processos e sistemas de negócio existentes sem qualquer problema, melhorando a experiência do utilizador, enquanto reduz custos e melhora a conformidade.
Quer se trate de um seguro de vida onde seja necessário validar inequivocamente a identidade do seu cliente e permitir a posterior utilização de uma assinatura eletrónica qualificada ou, quer se trate de cobertura de seguro on-demand onde a proposta de valor é a conveniência e disponibilização a um preço mais baixo, a assinatura eletrónica poderá facilitar a vida aos seus clientes com um serviço superior.
Potenciais casos de utilização:
- Novos pedidos de apólice
- Pagamentos Premium
- Portfólio de produtos
- Formulários de cancelamento de apólice
- Formulário de alteração de endereço
- Termos e condições gerais
- Cancelamentos
- Pagamentos Premium
- Alterações à conta
- Reclamações
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RECURSOS HUMANOS
Digitalize os seus departamentos de RH: da contratação aos fluxos de trabalho internosAs tarefas administrativas de RH são repetitivas e demoradas, para além dos respetivos departamentos gerarem enormes quantidades de papel, aumentando as despesas com arquivo e gestão dessa informação.
Ao adotar as nossas tecnologias biométricas e de assinatura remota poderá eliminar os processos repetitivos em suporte papel, proporcionar às novas contratações uma primeira experiência digital e intuitiva e, reforçar os valores da sua empresa, contribuindo para um melhor ambiente, mantendo os contratos e formulários digitais desde o início.
Neste white paper (saiba mais sobre Assinaturas Biométricas aqui ) poderá ver como uma empresa de retalho combinou a tecnologia de assinatura biométrica com a nossa solução de assinatura remota para acabar com os processos em suporte papel e com um retorno sobre investimento (ROI) imediato.
Quais são os casos de uso típico:
Processos de Contratação
- Publicações de oferta de emprego
- Novos contratos de trabalho
- Acordos de confidencialidade (NDAs)
- Políticas de segurança
- Documentos de política de funcionários
- Contratos de fornecimento
Gestão de RH
- Envio do recibo de vencimentos
- Depósito direto
- Autorizações
- Comunicações para funcionários
- Alterações das condições de trabalho
- Autorizações de férias
- Procedimentos legais e profissionais
- Relatórios de despesas
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EMPRESAS
Digitalize os seus processos B2B e B2C
Contratos de vendaExemplos de negócios: Vendas B2B, negócios de serviços
Para muitas empresas, os contratos de venda são o tipo de documento mais frequentemente assinado e, o mais importante, incluindo vendas entre empresas multinacionais ou até mesmo negócios de limpezas residenciais. Um setor onde as assinaturas eletrónicas ganharam enorme aceitação é ao das transações imobiliárias residenciais.
Contratos de vendedor/fornecedorExemplos de negócios: retalho, serviços empresariais ou ao consumidor
Quando um acordo é celebrado, em vez de horas ou dias de espera, o acordo poderá ser formalizado em minutos com a nossa solução de assinaturas.
Novos formulários de adesão clientesExemplos de negócios: profissionais de saúde, ginásios, aluguer de carros
Se os seus clientes necessitam de preencher formulários ou outros papéis para fazer negócio, as assinaturas eletrónicas poderão ser úteis, uma vez que não economizará somente em papel e impressão, mas também poderá eliminar os riscos de perda de qualquer documentação relevante.
DEPARTAMENTOS JURÍDICOS & CONSULTADORIA
Os departamentos jurídicos e as firmas de consultadoria são pressionados pelo aumento do volume de acordos e adicionalmente pela procura de prazos de entrega mais rápidos. As assinaturas eletrónicas permitem ao seu negócio simplificar a adesão de novos clientes, fluxos de trabalho, acelerar o período contratual, reduzir o risco e melhorar a governação, reduzindo custos e mantendo a validade legal das transações.
Ao eliminar os constrangimentos criados pela necessidade de ter uma assinatura manuscrita, poderá então dedicar mais tempo ao seu negócio, focando-se no que realmente é importante para os seus clientes.
Casos típicos de utilização:
- Contratos/Acordos legais standard
- Atas de reuniões de acionistas
- NDA's
- Contratos de fornecimento
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INSTITUIÇÕES ACADÉMICAS E UNIVERSIDADES
Diploma Eletrónico Certificado: Mais do que uma credencial em papelPermitam aos vossos alunos ter acesso a uma versão eletrónica oficial, portátil e validada do seu grau académico, partilhável e verificável sem limites.
Ao adicionar uma camada de segurança, um selo eletrónico qualificado, a universidade poderá criar uma versão eletrónica de elevada segurança dos seus diplomas, acessível aos seus alumni a qualquer momento e em qualquer lugar.
O documento é certificado digitalmente por um serviço de confiança, o que o torna confiável e prontamente aceite na UE. Se o documento for alterado de alguma forma, a assinatura digital informará o seu destinatário que o documento deixou de ser de confiança.
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SOME TESTIMONIALS
Assinatura biométrica
“A DigitalSign forneceu-nos uma solução de assinatura digital que nos permite poupar tempo e papel. Além disso, este processo garante maior confidencialidade e segurança dos documentos. Só tem vantagens…
E a equipa que nos acompanha está sempre disponível para ajudar e resolver as questões que possam surgir.”
Susana Gonçalves | Grupo Jerónimo Martins
Plataforma de Assinaturas SigningDesk
“O SigningDesk, é uma plataforma customizável às nossas necessidades, permite assinar digitalmente a partir de qualquer dispositivo. Um documento agora pode ser assinado em minutos, em qualquer lugar e a qualquer hora.
Acreditámos que o SigningDesk terá um grande impacto a nível interno e na relação com os nossos clientes, trazendo mais velocidade e eficiência, contribuindo para a satisfação de todos...!”
Rita Bandeira | GRUPO EDP
Certificados Digitais Qualificados
“WE WTROTE HISTORY TODAY!!! More success stories to follow!”
Apostolos (Tolis) Apladas | Comissão Europeia
Selo Eletrónico Qualificado
“Efetuamos diversas campanhas com descontos e vouchers enviados via email para os nossos clientes e apenas a selagem destes documentos e a obrigatoriedade de o apresentar digitalmente, limitou as inúmeras tentativas de clientes de usufruírem de vouchers aos quais não tinham direito.”
Diana Alves | Lavandaria do Cabedelo
“Selamos eletronicamente todos os documentos da empresa, pois vimos vários clientes defraudados com faturas e documentos eletrónicos falsos, não arriscamos no nosso ramo de seguros!”
Ricardo Abreu | Universalis Seguros
“Como sociedade de advogados quisemos dar o exemplo ao selar todos os documentos da nossa empresa, reduzindo custos, aumentando segurança e passando confiança aos nossos clientes”
Pedro Moreira | SMMM Advogados
“A nossa empresa é pequena, mas emite muitas faturas e lidamos com entidades publicas e privadas, a definição de um formato eletrónico da faturação e a segurança do selo eletrónico permitiu acabar com o papel e alargamos a utilização a todos os documentos que saem da empresa, reduzindo custos e acelerando processos.”
Isabel Ferreira Alves | Loja Avianense
“No setor da construção e arquitetura a redução de custos e rapidez é fundamental, por isso adotamos o selo eletrónico em todos os documentos da nossa empresa, desde ofícios, faturas eletrónicas etc.”
Rui Ribeiro | Arquitecto